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2008年11月11日 (火)

膨大な書類をコンパクトに保存・管理する方法

 印刷物や年賀状はもちろん、その他の紙の資料も、保存や管理は面倒な上に場所を占領します。それに、紙の書類の管理を怠ると、瞬く間に膨大に膨れ上がり、今すぐに欲しい書類を取り出そうにも、探すのが困難な事態に陥ります。

 タブレットPCを使えば、契約書や伝票、カルテなど、すぐに電子化することができるので、データの保存・管理に便利だと思うけれど、重要な契約ほど紙で取り交わすし、運送伝票も未だに紙を使っている。カルテも紙に書いて保存している病院が多いです。タブレットPCを見かける機会といったら、コンビニで在庫管理をしているときくらいしか見かけないです。会計帳簿でさえパソコンを使わずに、未だに紙に記録している会社があるかもしれません。

 紙の書類は消えるどころか、まだまだ重要視され、重宝されています。

 でも、業種によっては、会計帳簿は5年間、従業員名簿は10年間などと、書類を保存しなければならない年数が法律で決められています。これらの紙の書類を、そのままの状態で保存・管理していたのでは、仕事場以外に資料の保存庫を特別に確保しなければならなくなるかもしれません。

 整理も大変になり、書類の閲覧を求められた場合、その要求にすぐに応える事が出来るかどうか難しいところです。社会保険庁のように、必要な資料があるのかないのか、存在するのかしないのかなどと、回答を二転三転させるような自体になりかねません。

 PFUの両面カラースキャナ「ScanSnap」があれば、紙の資料をスピーディーにスキャンして、データ化する事が出来ます。コンパクトに保存する事が出来て、必要な資料もすぐに取り出す事が出来ます。もちろん、pdf化する事も出来ます。

 「ScanSnap」では、現在、pdfには欠かせないAcrobatの最新版「Adobe® Acrobat® 9アップグレードキャンペーン」を実施しています。

 「ScanSnap S510シリーズ」を新規で購入すると、先着で10,000名にAcrobat最新版「Acrobat®9」へ無償アップグレードをする事が出来るそうです。

 アップグレードキャンペーンの期間は、2008年10月30日から2009年1月31日までです。

FUJITSU ScanSnap(スキャンスナップ) S510  FI-S510 CE FUJITSU ScanSnap(スキャンスナップ) S510  FI-S510

販売元:富士通
発売日:2007/02/10
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